Differenzbesteuerung bei Regalvermietung: Eigenes Sortiment und Mieterware an einer Kasse

Drei Arten von Umsatz an einer Kasse

Sobald du neben deinem eigenen Sortiment Regale vermietest, laufen drei Warenströme über denselben Bon:

Die dritte Zeile ist die, an der die meisten Läden hängen bleiben. Dazu gleich mehr, zuerst die Differenzbesteuerung selbst.

Differenzbesteuerung in Kürze

Die Differenzbesteuerung steht in § 25a UStG. Das Wichtigste, was du für den Laden wissen musst:

• Wer: Wiederverkäufer ist, wer gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen handelt (§ 25a Abs. 1 Nr. 1).
• Welche Ware: Die Gegenstände wurden an dich im Gemeinschaftsgebiet geliefert, und für diese Lieferung wurde Umsatzsteuer nicht geschuldet oder ebenfalls Differenzbesteuerung angewandt (§ 25a Abs. 1 Nr. 2). Typisch ist der Ankauf von Privatpersonen. Der Ankauf muss gegen Entgelt für dein Unternehmen erfolgen.
• Was besteuert wird: Nur der Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt. Die Umsatzsteuer ist aus dieser Differenz herauszurechnen (§ 25a Abs. 3). Laut Handelskammer Hamburg beträgt die Steuer dabei stets 19 %.
• Einzel- oder Gesamtdifferenz: Grundsätzlich wird jeder Gegenstand einzeln gerechnet. Eine negative Einzeldifferenz wird mit 0 Euro angesetzt und nicht mit positiven verrechnet. Die Gesamtdifferenz für einen Besteuerungszeitraum ist nur bei Gegenständen mit einem Einkaufspreis bis 750 Euro zulässig (§ 25a Abs. 4).
• Rechnung: Die Umsatzsteuer darf nicht gesondert ausgewiesen werden. Bei Ausweis haftest du dafür. Auf Rechnungen gehört ein Hinweis wie „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ (Handelskammer Hamburg).
• Aufzeichnungen: Aus deinen Aufzeichnungen müssen Verkaufspreise, Einkaufspreise und Bemessungsgrundlagen hervorgehen. Wendest du neben der Differenzbesteuerung die Regelbesteuerung an, musst du getrennte Aufzeichnungen führen (§ 25a Abs. 6).
• Verzicht: Bei einzelnen Lieferungen kannst du auf die Differenzbesteuerung verzichten, nicht aber bei der Gesamtdifferenz (§ 25a Abs. 8).

Die Regel zu den getrennten Aufzeichnungen trifft genau den Mischladen: Sobald du Neuware und Gebrauchtware verkaufst, brauchst du getrennte Aufzeichnungen, und die Kasse muss die Trennung liefern.

Ein Beispiel durchgerechnet

Der Unterschied ist der Grund, warum sich Secondhand-Läden dafür interessieren. Der Preis dafür: Du musst für jeden Gegenstand den Einkaufspreis belegen können. Ohne Beleg kein Nachweis der Differenz. Ob und wie das bei dir gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Was bei Mieterware anders ist

Mieterware gehört nicht dir. Sie steht im gemieteten Regal, die Mieter:in bekommt am Ende ihr Geld, du kassierst und rechnest ab. Wie das umsatzsteuerlich einzuordnen ist, hängt davon ab, wie dein Modell gestaltet ist und wie du im Laden auftrittst. Die Fragen, die deine Steuerberatung dafür klärt, sind zum Beispiel:

• Vermietest du nur Fläche, und wer verkauft, in wessen Namen und auf wessen Rechnung?
• Verkaufst du im Namen der Mieter:in und bekommst dafür eine Provision (Vermittlung)?
• Verkaufst du im eigenen Namen, aber für fremde Rechnung (Kommission)? Bei der Verkaufskommission gilt nach § 3 Abs. 3 UStG zwischen Kommittent und Kommissionär eine Lieferung, und der Kommissionär gilt als Abnehmer.

Dass diese Abgrenzung nicht trivial ist, zeigt ein bei Haufe dokumentierter Fall: Ein Secondhandladen nahm Kleidung von Privatpersonen auf Provisionsbasis an, besteuerte in seinen Umsatzsteuererklärungen nur den Unterschiedsbetrag zwischen Verkaufserlös und Einkaufswert (im Kern seine Provision), und das Finanzamt widersprach. Nach den dort wiedergegebenen Leitsätzen kann sich das Handeln im fremden Namen auch aus den Umständen ergeben. Wie du also im Laden auftrittst, zum Beispiel über Beschilderung und Verträge, kann steuerlich eine Rolle spielen.

Das ist kein Grund zur Panik, aber ein Grund, die Frage vor dem Start zu klären statt nach der ersten Betriebsprüfung.

Wo es an der Mischkasse schiefgeht

Die typischen Fehler passieren nicht im Steuerrecht, sondern am Tresen:

• Falscher Steuersatz an der Kasse: Differenzbesteuerte Ware wird mit Regelsteuersatz gebont, oder umgekehrt.
• Steuerausweis auf dem Beleg: Bei differenzbesteuerter Ware darf keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden.
• Fehlender Einkaufspreis: Ohne Einkaufspreis je Stück lässt sich die Differenz nicht belegen.
• Mieterware ohne Zuordnung: Der Umsatz läuft wie eigener Umsatz durch, und die Abrechnung der Mieter:innen stimmt nicht mehr.
• Rabatte: Ein Rabatt auf den ganzen Bon wird nicht sauber auf Warengruppen und Mieter:innen verteilt.
• Mischwarenkörbe: Ein Bon enthält Neuware, differenzbesteuerte Ware und Mieterware, und jede Position braucht ihre eigene Zuordnung.

So trennst du sauber

• 1. Warengruppen mit eigenem Steuerschlüssel anlegen: regelbesteuerte Neuware, differenzbesteuerte Gebrauchtware, Mieterware. Wie viele Gruppen dein Kassensystem erlaubt und wie sie dort heißen, prüfst du beim Hersteller und mit deiner Steuerberatung.
• 2. Mieterware mit der Kundennummer kennzeichnen: Jeder Artikel trägt die Nummer der Mieter:in. Wie das Nummernsystem aufgebaut wird, steht im Ratgeber Kasse und Verkaufszuordnung.
• 3. Bei eigener Gebrauchtware den Einkaufspreis je Stück festhalten: Wer hat wann was für wie viel verkauft? Halte das beim Ankauf fest, nicht erst später.
• 4. Rechnungen und Belege prüfen: Kein Steuerausweis bei differenzbesteuerter Ware, dazu der Hinweis auf die Sonderregelung. Wie das bei Kassenbons aussehen muss, klärst du mit deiner Steuerberatung.
• 5. Monatlich getrennt abschließen: Der Kassenbericht nach Warengruppen geht an deine Steuerberatung, die Abrechnung der Mieter:innen läuft getrennt, wie im Ratgeber Abrechnung und Auszahlung ohne Excel-Chaos beschrieben.

Diese fünf Fragen solltest du deiner Steuerberatung vor dem Start stellen:

• Wie ordne ich meine Mieter:innen steuerlich ein, und wie behandle ich Miete und Provision?
• Gilt für meine eigene Gebrauchtware die Differenzbesteuerung, und ist Einzel- oder Gesamtdifferenz sinnvoll?
• Welche Belege und Aufzeichnungen brauche ich, und wie lange bewahre ich sie auf?
• Wie müssen Bons und Rechnungen für Differenzware aussehen?
• Wie bilde ich Mischwarenkörbe an meiner Kasse richtig ab?

FAQHäufige Fragen zur Differenzbesteuerung

Muss ich Differenzbesteuerung anwenden, wenn ich nur Regale vermiete?

Die Differenzbesteuerung betrifft Gebrauchtware, die du selbst einkaufst und weiterverkaufst. Wenn du ausschließlich Regale vermietest und nichts selbst einkaufst, geht es nicht um deine eigene Gebrauchtware. Wie die Mieterware steuerlich einzuordnen ist, hängt von deinem Modell ab und gehört in die Beratung.

Kann ich Neuware und Gebrauchtware auf einem Bon verkaufen?

Das hängt von deinem Kassensystem ab. Es muss Warengruppen mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln trennen können, und deine Aufzeichnungen müssen bei paralleler Anwendung getrennt geführt werden. Ob dein System das kann, klärst du mit dem Hersteller und mit deiner Steuerberatung.

Berechnet ShelfManager die Differenzbesteuerung?

Nein. ShelfManager ordnet Kassenumsätze den Mieter:innen oder deinem eigenen Sortiment zu und rechnet mit den Mieter:innen ab. Die steuerliche Behandlung deiner eigenen Gebrauchtware bleibt in deiner Kasse und Buchhaltung.

Gilt die 750-Euro-Grenze für jeden Artikel?

Sie gilt für die Gesamtdifferenz: Diese ist nur bei Gegenständen zulässig, deren Einkaufspreis 750 Euro nicht übersteigt (§ 25a Abs. 4 UStG). Ob Einzel- oder Gesamtdifferenz für dich sinnvoll ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.