Abrechnung und Auszahlung bei Regalvermietung: ohne Excel-Chaos

Schritt 1Was gehört in eine Abrechnung für Regalmieter:innen?

Deine Mieter:innen geben dir ihre Ware und vertrauen darauf, dass du ihre Verkäufe richtig erfasst. Die Abrechnung ist der Moment, in dem sich dieses Vertrauen bestätigt oder Zweifel entstehen. Sie sollte deshalb so aufgebaut sein, dass jede Mieter:in jede Zahl selbst nachvollziehen kann:

• Zeitraum und Kundennummer: Für welchen Zeitraum gilt die Abrechnung, und für wen? Die Nummer verhindert Verwechslungen bei gleichen Namen.
• Die einzelnen Verkäufe: Datum, Artikel und Preis jeder Position, nicht nur die Summe. Nur so kann eine Mieter:in prüfen, ob ihr bestimmter Artikel verkauft wurde.
• Deine Provision: mit Prozentsatz und Betrag, damit die Rechnung offen liegt.
• Miete und Zusatzleistungen: falls du sie mit den Erlösen verrechnest (siehe Schritt 3).
• Abzüge und Korrekturen: Retouren, anteilige Rabatte oder Gebühren, jeweils mit kurzer Begründung.
• Bisherige Auszahlungen: Was wurde schon ausgezahlt, was ist noch offen?
• Der Auszahlungsbetrag: deutlich hervorgehoben, mit Zahlungsweg und Termin.

Bei gewerblichen Mieter:innen kommen oft Angaben wie die Steuernummer hinzu, weil sie die Abrechnung für ihre eigene Buchhaltung brauchen. Welche Angaben dort nötig sind, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Schritt 2Wie oft rechnest du ab?

Es gibt keinen richtigen Rhythmus für alle Läden, aber einen, der zu deinem passt. Diese Varianten sind verbreitet:

Viele Läden kombinieren: monatliche Abrechnung für alle, dazu eine Schlussabrechnung, wenn eine Mieter:in ihr Regal räumt. Wichtiger als der Rhythmus selbst ist, dass du ihn einhältst. Ein fester Stichtag, zum Beispiel immer der Monatsletzte, und ein fester Auszahlungstag, zum Beispiel der fünfte Werktag, schaffen Verlässlichkeit. Lege auch fest, ob es einen Mindestbetrag gibt, unter dem du den Betrag auf den nächsten Monat überträgst, statt Kleinstbeträge zu überweisen. Den Rhythmus schreibst du in deine Regeln, mehr dazu im Ratgeber AGB für Regalmieter:innen.

Schritt 3Miete und Erlös: verrechnen oder getrennt?

Wenn du Fixmiete verlangst, stellt sich die Frage, ob die Mieter:in die Miete vorab zahlt oder ob du sie mit ihren Verkaufserlösen verrechnest.

• Getrennt: Die Miete ist vor Mietbeginn fällig, die Erlöse zahlst du ungekürzt (abzüglich Provision) aus. Das ist am klarsten. Du hast die Miete sicher, auch wenn wenig verkauft wird.
• Verrechnet: Die Miete wird vom Erlös abgezogen. Das ist bequem für Mieter:innen mit gutem Umsatz, führt aber zu Fragen, wenn der Erlös die Miete nicht deckt. Dann brauchst du eine Regel, wie der Rest bezahlt wird.

Welche Variante du wählst, hängt auch von deinem Preismodell ab (siehe Ratgeber Preismodelle im Vergleich). Wenn du verrechnest, weise Miete und Erlös in der Abrechnung immer getrennt aus, damit klar bleibt, was wofür ist. Die steuerliche Seite der Verrechnung klärst du mit deiner Steuerberatung.

Entscheide außerdem, wer Gebühren trägt, etwa für Kartenzahlungen. Trägst du sie selbst, sind sie in deiner Provision eingepreist. Gibst du sie weiter, gehört das in deine Regeln und als eigene Zeile in die Abrechnung.

Schritt 4Eine Abrechnung durchgerechnet

Die Mieter:in sieht damit auf einen Blick, wie der Betrag zustande kommt. Hängst du die Liste der einzelnen Verkäufe an, kann sie jede Position mit ihren Etiketten abgleichen. Würdest du die Miete von 25 € verrechnen, käme eine weitere Zeile hinzu, und es blieben 34,20 €.

Schritt 5Wie zahlst du aus, und welche Belege brauchst du?

Für die Auszahlung gibt es im Wesentlichen zwei Wege:

• Bar im Laden: Unkompliziert, wenn Mieter:innen ohnehin vorbeikommen. Lass dir den Empfang immer quittieren, mit Datum, Betrag und Unterschrift. Ohne Quittung steht im Zweifel Aussage gegen Aussage. Auf eine Quittung hat, wer zahlt, nach § 368 BGB ohnehin Anspruch.
• Überweisung: Nachvollziehbar, weil der Kontoauszug als Beleg dient. Nutze im Verwendungszweck Kundennummer und Zeitraum, dann lässt sich jede Zahlung später eindeutig zuordnen.

Halte jede Auszahlung sofort fest: wer, wie viel, wann, auf welchem Weg. Wer das erst am Monatsende nachträgt, vergisst Barauszahlungen oder bucht sie doppelt. Bewahre Abrechnungen, Quittungen und Belege geordnet auf (§ 147 AO). Wie lange und in welcher Form, sagt dir deine Steuerberatung.

Schritt 6Wo Excel an Grenzen stößt

Viele Läden starten mit einer Tabelle, und mit wenigen Mieter:innen funktioniert das. Mit der Zeit zeigen sich typische Schwachstellen:

• Abtippen: Verkäufe werden aus dem Kassenbericht in die Tabelle übertragen. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.
• Formeln: Eine verschobene Zeile oder eine überschriebene Formel fällt oft erst auf, wenn eine Mieter:in nachfragt.
• Versionen: Mehrere Dateien oder mehrere Personen, die dieselbe Datei bearbeiten, führen zu unterschiedlichen Ständen.
• Sonderfälle: Abweichende Provision, Retouren, Teilzahlungen und Verrechnungen machen die Tabelle mit jeder Ausnahme unübersichtlicher.
• Offene Beträge: Was ist schon ausgezahlt, was noch offen? In einer Tabelle musst du das selbst nachhalten.

Ob Tabelle oder Software: Eine gute Lösung übernimmt die Verkäufe direkt aus der Kasse, rechnet Provision und Abzüge nach festen Regeln, merkt sich jede Auszahlung und zeigt dir jederzeit, was offen ist. Wie die Verkäufe überhaupt sauber in der Kasse landen, steht im Ratgeber Kasse und Verkaufszuordnung.

Schritt 7Fragen von Mieter:innen vorbeugen

„Ist mein Pullover schon verkauft?“ und „Wann kommt mein Geld?“ sind die häufigsten Fragen im Laden. Jede davon kostet dich Zeit am Tresen. Je transparenter deine Abrechnung ist, desto seltener kommen sie:

• Kündige Stichtag und Auszahlungstag einmal klar an und halte sie ein.
• Gib die Liste der einzelnen Verkäufe mit, nicht nur den Betrag.
• Erkläre Abzüge in der Abrechnung kurz, statt sie nur abzuziehen.
• Biete einen Weg, Verkäufe zwischendurch einzusehen, etwa einen kurzen Auszug auf Nachfrage oder einen eigenen Zugang.

Zum AbhakenDie Checkliste

FAQHäufige Fragen zu Abrechnung und Auszahlung

Wie oft sollte ich mit Regalmieter:innen abrechnen?

Monatlich ist für die meisten Läden ein guter Rhythmus: oft genug, damit Mieter:innen nicht lange auf ihr Geld warten, und selten genug, damit der Aufwand überschaubar bleibt. Wichtiger als der Rhythmus ist, dass du ihn verlässlich einhältst.

Darf ich die Regalmiete mit den Verkaufserlösen verrechnen?

Das ist eine Frage deiner Regeln. Viele Läden verlangen die Miete vor Mietbeginn und zahlen die Erlöse getrennt aus. Willst du verrechnen, halte es in deinen AGB fest und weise Miete und Erlös in der Abrechnung getrennt aus. Die rechtliche und steuerliche Seite klärst du mit deiner Rechtsberatung bzw. deiner Steuerberatung.

Brauche ich für die Auszahlung eine Quittung?

Bei Barauszahlungen solltest du dir den Empfang immer quittieren lassen. Bei Überweisungen dient der Kontoauszug als Nachweis. Welche Belege du darüber hinaus brauchst, etwa bei gewerblichen Mieter:innen, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Reicht Excel für die Abrechnung?

Für den Start mit wenigen Mieter:innen kann eine Tabelle reichen, wenn sie sauber aufgebaut ist und nur eine Person sie pflegt. Mit wachsender Zahl an Mieter:innen, Verkäufen und Sonderfällen steigen Aufwand und Fehlerrisiko. Spätestens dann lohnt sich eine Software, die Verkäufe, Provision und Auszahlungen zusammenführt.