Kasse und Verkaufszuordnung bei Regalvermietung: So weißt du, wessen Ware verkauft wurde

Schritt 1Eine Kasse, viele Mieter:innen: das Grundproblem

In einem Laden mit Regalmiete landet alles in einer Kasse, aber die Ware gehört vielen verschiedenen Personen. Am Monatsende musst du wissen, wie viel jede Mieter:in verkauft hat. Eine Kasse speichert nur das, was beim Kassieren eingegeben wird. Für die Zuordnung muss deshalb schon beim Kassieren auf den Bon, wessen Ware verkauft wurde. Je einfacher das im Alltag geht, desto weniger Fehler entstehen.

Schritt 2Wie funktioniert ein Nummernsystem für Mietregale?

Jede Mieter:in bekommt eine feste Nummer. Sie steht auf jedem Preisschild und wird an der Kasse mit eingegeben. Dabei helfen diese Regeln:

• Feste Länge: Eine einheitliche Länge, zum Beispiel vier Stellen mit führenden Nullen, beugt Verwechslungen vor, und die Nummern lassen sich später automatisch auswerten.
• Nummern nicht wiederverwenden: Auch wenn eine Mieter:in ausscheidet, vergibst du ihre Nummer nicht neu. Sonst vermischen sich alte und neue Verkäufe.
• Gut lesbar und immer an derselben Stelle: Am besten steht die Nummer vor dem Preis auf dem Schild.
• Ein Schild pro Artikel: Ohne Schild keine Zuordnung. Lege fest, was mit Ware ohne Schild passiert, zum Beispiel: Sie kommt erst nach dem Kennzeichnen ins Regal.

Auch die Schilder selbst brauchen eine Regel. Handgeschriebene Schilder sind günstig, aber oft schwer lesbar und fehleranfällig. Gedruckte Etiketten sind einheitlicher. Lege eine Mindestschriftgröße fest und bestimme, wo das Schild befestigt wird, damit man es beim Kassieren nicht suchen muss. Kleine Ware ohne Platz für ein Schild kommt in eine Tüte oder an eine Karte mit Nummer und Preis.

Schritt 3Welche Wege gibt es in der Kasse?

Die Wege lassen sich kombinieren: Nummer im Artikelnamen für Regalverkäufe, normale Artikel für dein eigenes Sortiment.

Schritt 4Welche Kasse eignet sich für Regalvermietung?

Wenn du eine Kasse aussuchst oder deine bestehende prüfst, teste diese Punkte mit zehn Probebons:

• Ist beim Kassieren ein Freitext oder eine Artikelnummer möglich?
• Lassen sich alle Einzelpositionen exportieren (nicht nur der Tagesabschluss), etwa als CSV-Datei? Oder gibt es eine Schnittstelle (API)?
• Sind Bar- und Kartenzahlungen im Bericht unterscheidbar?
• Werden Rabatte auf den Bon oder auf die Position gebucht? Das entscheidet, wie du sie verteilst.
• Erscheinen Stornos und Retouren als eigene, erkennbare Zeilen?
• Lässt sich ein beliebiger Zeitraum exportieren, zum Beispiel ein Monat?

Der Export mit Einzelpositionen entscheidet, ob du abrechnest oder abtippst.

Erlaubt deine Kasse keine Freitexte, bleiben dir Warengruppen oder eigene Artikel je Mieter:in. Reicht auch das nicht, hilft als Notlösung ein Verkaufsbuch, in das beim Kassieren Nummer und Betrag eingetragen werden. Das funktioniert, kostet aber bei jedem Verkauf Zeit und führt leichter zu Lücken. Prüfe lieber, ob ein Kassenwechsel auf Dauer günstiger ist.

Schritt 5Sonderfälle: Rabatte, Retouren, Gutscheine

• Rabatt auf den ganzen Bon: Verteile ihn nach einer festen Regel auf die Artikel, zum Beispiel anteilig. Entscheide vorher, ob der Rabatt zulasten der Mieter:innen oder des Ladens geht. Das gehört in deine AGB (siehe Ratgeber AGB für Regalmieter:innen).
• Mehrere Mieter:innen auf einem Bon: Jede Position braucht ihre eigene Nummer. Ein Bon kann also Ware mehrerer Mieter:innen enthalten.
• Retouren: Eine Rückgabe muss bei genau der Mieter:in abgezogen werden, deren Ware zurückkommt. Halte fest, wie du das in der Kasse erfasst.
• Gutscheine: Kläre, wie Gutscheinverkäufe und -einlösungen in der Abrechnung behandelt werden. Die steuerliche Seite besprichst du mit deiner Steuerberatung.
• Ware ohne oder mit falscher Nummer: Sammle diese Positionen als „unklar“ und kläre sie zeitnah.
• Mietzahlungen über die Kasse: Zahlen Mieter:innen ihre Miete an der Kasse, kennzeichne das eindeutig, damit die Zahlung nicht als Verkauf zählt.
• Eigenes Sortiment: Auch deine eigene Ware läuft über dieselbe Kasse. Trenne sie durch normale Artikel ohne Mieternummer.
• Preisänderungen im Regal: Ändert eine Mieter:in einen Preis, muss das Schild ersetzt werden, sonst gilt an der Kasse der alte Preis weiter. Lege fest, wer das kontrolliert.

Schritt 6Das Kassenteam einweisen

Die beste Regel hilft nicht, wenn sie an der Kasse niemand kennt. Weise jede Person, die kassiert, in drei Punkte ein:

• Nummer zuerst: Beim Kassieren wird immer zuerst die Nummer vom Schild eingegeben, dann der Preis.
• Nicht raten: Fehlt die Nummer oder ist sie unleserlich, wird der Artikel nicht auf gut Glück gebucht, sondern als unklar markiert, und die Mieter:in wird gefragt.
• Besonderheiten festhalten: Retouren, Rabatte und Gutscheine werden nach der festgelegten Regel erfasst und bei Zweifeln notiert.

Im Kiosk, wo die Mietregale neben dem eigenen Sortiment laufen, kassieren oft mehrere Personen. Dort ist das besonders wichtig. Ein Zettel mit diesen Regeln an der Kasse und ein paar Probebons in der Einarbeitung ersparen dir später viel Nachforschung.

Schritt 7Wie wird aus dem Kassenbericht eine Abrechnung?

1. Bericht exportierenWähle einen festen Zeitraum, zum Beispiel einen Monat. Achte bei überlappenden Zeiträumen darauf, nichts doppelt zu zählen.
2. Positionen zuordnenDie Nummer am Anfang des Artikelnamens zeigt, zu welcher Mieter:in eine Position gehört.
3. Plausibilität prüfenAlle Positionen zusammen, also Verkäufe der Mieter:innen, eigenes Sortiment, Mietzahlungen und Unklares, müssen den Kassenumsatz im Zeitraum ergeben.
4. Unklares klärenSammle Positionen ohne gültige Nummer und geh der Ursache nach.
5. Abrechnung erstellenErstelle für jede Mieter:in die Abrechnung mit Verkäufen, Provision, Miete und Auszahlungsbetrag.

Schritt 8Fehler früh finden

Warte nicht bis zum Monatsende. Eine kleine Routine reicht:

• Sieh dir den Bericht einmal pro Woche kurz an: Gibt es Positionen ohne gültige Nummer?
• Vergleiche stichprobenartig zwei oder drei Bons mit den Preisschildern.
• Sprich häufige Fehler im Team an, zum Beispiel eine Nummer, die oft falsch getippt wird.
• Melden Mieter:innen Abweichungen, prüfe die einzelnen Positionen, nicht nur die Summen.
• Bewahre die Originalberichte der Kasse auf (§ 147 AO). Wie lange und in welcher Form, sagt dir deine Steuerberatung.

Wie die Verkaufszuordnung in den Gesamtplan für deinen Laden passt, zeigt die Checkliste im Ratgeber Laden mit Mietregalen eröffnen.

Zum AbhakenDie Checkliste

FAQHäufige Fragen zur Kasse bei Regalvermietung

Welche Kasse eignet sich für Regalvermietung?

Jede Kasse, die beim Kassieren eine Mieternummer erfasst, als Freitext, Artikel oder Warengruppe, und alle Einzelpositionen exportiert oder eine Schnittstelle bietet. Teste das vor dem Kauf mit zehn Probebons.

Brauche ich für Mietregale im Kiosk eine eigene Kasse?

Nicht zwingend. Kann deine bestehende Kasse die Mieternummer erfassen und Einzelpositionen exportieren, trennst du die Verkäufe aus den Mietregalen über die Nummer vom übrigen Sortiment.

Was passiert mit Ware ohne Nummer?

Sie wird an der Kasse nicht auf gut Glück gebucht, sondern als unklar markiert. Kläre diese Positionen zeitnah mit den Mieter:innen und lege fest, dass Ware ohne Schild gar nicht erst ins Regal kommt.

Wie lange muss ich Kassenberichte aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflichten regelt unter anderem § 147 AO. Welche Fristen für deine Unterlagen gelten und in welcher Form du sie aufbewahrst, klärst du mit deiner Steuerberatung.